La page d’un projet : tâches, étapes, avancement
Ce que montre un projet au quotidien : la prochaine action, les étapes datées, les tâches, le budget et le guide du modèle.
Ce que vous voyez en haut
- Le nom du projet et ce qui compte comme une réussite.
- Un anneau : les étapes franchies sur le total.
- J-30, Jour J ou J+5 selon la date de l’événement, la prochaine date butoir, le nombre de tâches ouvertes.
À gauche, le travail : la prochaine étape et les tâches. À droite, le contexte : le budget (prévu, déjà sorti du compte, avec « Voir le budget » et « Inscrire une dépense », pour le bureau et le chef de projet), les réunions, les sondages et les raccourcis.
« Voir tous les projets » (`/projets/tous`) range les projets en deux groupes : à regarder en premier, puis dans les temps.
Les tâches
- Touchez « Créer une tâche » : le formulaire s’ouvre à cet endroit. Sur un projet sans tâche, il est déjà ouvert.
- Remplissez Quoi, l’Échéance, Ce qui prouvera que c’est fait, et cochez qui s’en occupe (vous l’êtes d’office). Les quatre sont obligatoires.
- Touchez « Créer la tâche ». Chaque personne cochée reçoit son propre e-mail.
- Une liste : les tâches en retard d’abord, puis celles à faire. Les tâches faites se replient sous « Faites ».
- Cocher le rond devant une tâche la marque faite ; « Passer la main » la confie à d’autres et remplace les personnes déjà assignées, sans e-mail.
- « Modifier », à droite de chaque tâche, ouvre son écran : changez le titre, l’échéance, ce qui prouvera que c’est fait et qui s’en occupe, puis « Enregistrer ». Les personnes ajoutées reçoivent un e-mail.
- « Retirer la tâche » la fait disparaître du projet pour tout le monde, après confirmation : pratique pour une tâche d’un modèle qui ne vous concerne pas.
- « Rouvrir », sous une tâche faite, la remet dans « À faire ».
- À partir de trois passations, la tâche affiche combien de fois elle a changé de main.
Les étapes et l’avancement
« Avancement » montre un rétroplanning : une barre par étape, un repère pour aujourd’hui et un pour le Jour J. Chaque étape est À venir, En cours, Faite, En retard ou En retard critique.
- « Déclarer franchi » valide une étape ; « Changer la date » déplace sa date cible ou sa date butoir.
- Une étape qui attend un document ne se franchit pas sans ce document.
- La « prochaine action » est calculée : l’étape en cause si le projet n’est pas au vert, sinon la date cible la plus proche.
Le guide du modèle
Un projet lancé depuis un modèle garde sa fiche en bas de page : le message au proviseur (avec « Copier le message »), le matériel et le budget, les erreurs à éviter, les étapes. Voir Partir d’un modèle de projet.