Les réunions : générales, du bureau, de projet

Planifier une réunion

1. 1Sur l’accueil, dans « Votre année », touchez la frise au jour voulu, ou choisissez un jour dans « Le mois » puis « Planifier une réunion ce jour ». On peut aussi passer par « Planifier une réunion » dans « Ce que vous pouvez faire », la page d’un projet, ou « Les réunions ».
2. 2Choisissez pour qui : une réunion du bureau (le bureau et le professeur référent), une réunion générale (toute l’association, adhérents compris) ou une réunion de projet (l’équipe du projet et le bureau).
3. 3Donnez un titre, la date, l’heure de début (la fin est facultative), le lieu : une salle ou un lien de visioconférence, et l’ordre du jour, un point par ligne.
4. 4Touchez « Planifier et prévenir ».

Les invités sont prévenus dans Campus (la cloche, et le téléphone si les notifications sont activées). Pour une réunion du bureau ou de projet, ils reçoivent aussi un e-mail ; pour une réunion générale, non, pour ne pas écrire à tout le lycée.

Retrouver une réunion

• Elle apparaît dans le calendrier du mois et, sous forme de petit carré, sur la frise de l’année.
• « Les réunions » liste celles à venir et, repliées, celles qui sont passées.
• Sur la page d’une réunion : l’heure, le lieu (« Rejoindre la visio » si c’est un lien), l’ordre du jour et qui est invité. « Ajouter à mon agenda » l’enregistre dans l’agenda du téléphone.

Après la réunion

Écrivez le compte rendu sur la page de la réunion, puis « Enregistrer le compte rendu » : tous les invités le lisent au même endroit.

Qui fait quoi

• Le bureau et le professeur référent planifient toute réunion ; un chef de projet, celles de son projet.
• « Modifier » et « Annuler la réunion » : le bureau, le référent, et qui l’a planifiée. Si la date, l’heure ou le lieu changent, les invités sont prévenus ; une réunion annulée reste visible, marquée « Annulée ».
• Chacun ne voit que les réunions où il est invité ; le bureau et le référent les voient toutes.