Vendre les places d’un événement : la billetterie
Une soirée, une sortie, un voyage : créer la billetterie d’un projet avec ses billets, régler la page des élèves, choisir qui peut acheter, ouvrir les ventes et contrôler les billets à l’entrée.
L’argent et les responsabilités
- L’association organise l’événement et vend les billets. Le prix des billets arrive directement sur son compte de paiement.
- Good is Merch ne prend aucune commission sur les billets, et aucun frais n’est ajouté au prix payé par les élèves. Seuls les frais du service de paiement (Stripe) s’appliquent.
- Si l’événement est annulé, l’association rembourse les billets : « Annuler l’événement » les rembourse tous d’un geste. L’événement annulé ne se modifie plus, et sa page n’est plus accessible aux élèves.
- Les élèves acceptent les conditions de vente des billets au moment de payer.
Créer la billetterie
- Dans « Projets », touchez « Créer une billetterie » (ou, sur la page d’un projet déjà créé, « Créer une billetterie »).
- Le nom de l’événement : « Soirée de fin d’année », « Sortie au Futuroscope »… Le projet qui porte la billetterie se crée avec elle.
- L’événement : le premier jour (« Du »), et s’il dure plusieurs jours, le dernier (« Au ») ; si vous voulez, le lieu, l’heure de début et de fin, le nombre de places et la clôture des ventes.
- Ce qui est inclus pour tous, en liste ; ce que comprend un billet en particulier se met sur sa ligne.
- Les billets : un nom et un prix par tarif (Élève, Extérieur…), « Ajouter un tarif » pour en mettre plusieurs. Les élèves paient en ligne, par carte : l’argent arrive directement sur le compte de l’association.
- Touchez « Créer la billetterie ».
Le président et le trésorier créent la billetterie.
Préparer avant l’ouverture
- Les tarifs : ceux de la création sont là ; « Ajouter un tarif » en ajoute d’autres. Précisez si besoin l’âge requis, les consommations incluses, une couleur de bracelet, un plafond par élève, et « Ce que comprend ce tarif », un élément par ligne (le repas, deux softs, le vestiaire).
En haut de la billetterie, « Pour ouvrir la billetterie » dit ce qui est prêt et ce qui manque : au moins un billet, et le compte de paiement de l’association. Réserver l’achat avec un code ou la liste des élèves est facultatif. La photo, la vidéo et ce qui est inclus se règlent avec « Personnaliser la page ».
La page des élèves
- Ce que voient les élèves : la billetterie en montre un aperçu fidèle, avec la photo, le nom, la date, ce qui est inclus et les tarifs.
- La photo de la soirée : sous l’aperçu, « Ajouter une photo », puis choisissez la vôtre (le lieu, une soirée passée, ce qui attend les élèves ; JPEG, PNG ou WebP, 12 Mo au plus). Sans photo ni vidéo, les élèves voient le logo de votre association sur sa couleur (ou ses initiales, s’il n’y a pas encore de logo) ; « Retirer la photo » le fait revenir.
- Une petite vidéo, si vous le voulez : « Ajouter une vidéo », une trentaine de secondes en MP4 ou MOV (24 Mo au plus). Elle prend la place de la photo sur la carte de la soirée, et ne se lance que si l’élève appuie dessus.
- Ce qui est inclus : « Modifier ce qui est inclus », une liste à puces, un élément par ligne. Entrée passe à la ligne suivante, la croix retire un élément. Ce qui change d’un tarif à l’autre se précise sur le tarif, de la même façon.
Le président, le trésorier et le chef de projet règlent la photo, la vidéo et ce qui est inclus, avant comme après l’ouverture.
Qui peut acheter
Sans rien régler, toute personne qui a le lien peut prendre une place. Deux verrous, cumulables, gardent la soirée aux élèves du lycée.
- Le code d’accès : Campus propose un code de huit signes : « Générer un autre code » en tire un nouveau, et vous pouvez aussi l’écrire vous-même (4 à 20 lettres ou chiffres). Touchez « Activer ce code » : la page s’ouvre sur une fenêtre qui le demande, et ne montre rien de la soirée (ni le nom, ni la date, ni les prix, ni la photo) tant qu’il n’est pas donné. Un élève qui l’a donné n’a pas à le retaper pendant une semaine sur le même téléphone ; « Générer un nouveau code » remplace celui en place d’un geste : tout le monde doit alors donner le nouveau. Donnez-le en classe ou sur l’affiche, jamais dans le lien.
- La liste des élèves : collez l’export de Pronote ou d’un tableur, un élève par ligne (seules les deux premières colonnes, nom et prénom, comptent), puis « Activer cette liste ». Chaque billet doit alors porter un nom de la liste, et chaque nom un seul billet : un élève qui achète pour trois amis donne trois noms de la liste. L’ordre, les majuscules et les accents ne comptent pas, une faute de frappe si.
- Un invité extérieur doit figurer sur la liste lui aussi : ajoutez son nom à ce que vous collez.
- « Remplacer la liste » met la nouvelle à la place de l’ancienne. « Retirer la liste » l’efface et rouvre la vente à tous les noms.
Le président et le trésorier posent le code et la liste.
Les tarifs et les réductions, même billetterie ouverte
- Un tarif s’ajoute à tout moment, même une fois la billetterie ouverte (« Ajouter un tarif »).
- Tant qu’aucun billet n’est vendu à un tarif, son nom et son prix se modifient. Dès le premier billet vendu, il ne bouge plus : ajoutez un nouveau tarif, puis retirez l’ancien de la vente. Les billets déjà vendus restent valables.
- Un code de réduction (par exemple ADHERENT) réduit chaque billet de l’achat, en pourcentage ou en euros, avec un nombre de billets au plus si vous voulez. L’élève le tape à l’achat, « Vous avez un code de réduction ? ». « Désactiver » l’arrête aussitôt.
Ouvrir, vendre, contrôler
- Touchez « Ouvrir la billetterie ». Il faut au moins un tarif en vente et un compte de paiement actif (voir Ouvrir le compte de paiement).
- Une fois ouverte, « Partager l’événement » vous donne l’affiche A4 à imprimer (le nom, la date, le lieu, les tarifs et le QR code en grand), le QR code en image, et un message tout prêt à envoyer sur Pronote, en story ou dans le groupe de la classe (« Partager » au téléphone, ou « Copier le message »). Chaque élève y prend sa place, sans compte, et paie par carte, Apple Pay ou Google Pay, avec son adresse de facturation. Un même achat peut réunir plusieurs tarifs (par exemple une place Élève et une place Extérieur), huit billets au plus, un nom par billet.
- « Fermer les ventes maintenant » arrête les ventes avant la date prévue.
- Le soir même, « Scanner à l’entrée » contrôle les billets ; la « Liste de secours à imprimer » sert si le réseau tombe.