La convocation et la feuille d’émargement
Deux documents à produire avant l’assemblée : la convocation à diffuser, et le tableau de présence à faire signer sur place.
La convocation
- Depuis « Organiser l’Assemblée Générale », ouvrez « La convocation ».
- Vérifiez ou remplissez l’objet (« Élection du bureau » est proposé), le lieu, la date et les horaires. La date choisie en ouvrant les candidatures est déjà là, comme tout ce que vous avez écrit la fois précédente.
- Touchez « Générer la convocation » : le document est produit et rangé dans les documents de l’association.
Elle s’ouvre comme une affiche, en noir et blanc : la date, l’horaire et le lieu en grand, puis la phrase qui convoque les adhérents, l’objet, et « Fait à… » avec le jour où vous la générez. Cette date compte : les statuts fixent souvent un délai entre la convocation et l’assemblée.
La feuille d’émargement
Dans « La feuille d’émargement », l’objet, le lieu et la date reviennent de la convocation : vérifiez-les, choisissez le nombre de lignes (40 par défaut, entre 10 et 200), touchez « Générer la feuille d’émargement », puis imprimez-la.
- Des rangées numérotées et quatre colonnes : Nom, Prénom, Classe, Signature. Chaque page rappelle la séance, au cas où elles se séparent.
- Elle est volontairement vierge : des élèves adhèrent souvent sur place, le jour de l’assemblée.
- Elle se termine par « Feuille arrêtée à … membres présents » et la signature du président de séance : ce nombre est celui du procès-verbal.
Qui peut les produire
Le professeur référent. Le bureau voit les écrans et retrouve les documents produits.